学院教职工代表大会、工会会员代表大会

文书档案管理办法（试行） 

   为进一步规范学院教职工代表大会（以下简称教代会）、工会会员代表大会（以下简称工代会）文书档案形成、积累、保管和整理立卷归档工作，实现归档文件材料的完整性、准确性、系统性，特制定本办法。 

 

一、归档范围 

（一）归档文件材料包括： 

1.学院关于筹备召开教代会、工代会的通知；

2.关于做好教代会、工代会代表选举工作的通知及附件（学院 教代会、工代会代表推选方案）； 

3.代表选举资料、代表登记表、代表名单、代表团划分、代表资格审查报告； 

4.关于公布学院教代会、工代会代表选举结果的通知； 

5.向上级工会提报的请示、邀请函以及上级工会的批复等； 

6.关于征集学院教代会、工代会提案的通知以及方案、提案表、提案登记表等，以及提案征集情况报告、提案处置情况报告等； 

7.工会委员会、经费审查委员会、女职工委员会委员建议名单；教代会执行委员会以及各专门委员会建议名单等；

8.大会主席团成员人选建议名单及大会执行主席、秘书长、副秘书长建议名单； 

9.大会议程及日程安排；

10.大会纪律；

11.换届选举办法；

12.教代会、工代会筹备工作情况报告；

13.教代会、工代会正式代表名单以及特邀代表、列席代表名单；

14.学院工作报告、学院工会工作报告、学院工会经费收支情况报告等各类报告、决议等； 

15.代表团团长和副团长名单；

16.其它需要存档的大会材料。 

（二）归档文件材料的形式主要包括纸质、PDF 格式的电子版等。

 

二、归档时间 

（一）在办理完毕后需要及时归档的文件包括：

1.通知类文件； 

2.与上级工会往来的文件。 

（二）在活动结束后一周内需要归档的文件包括： 

1.会议文件材料；

2.有关代表选举的材料； 

3.有关提案的材料。 

（三）电子版文件与纸质文件归档时间一致。

 

三、归档要求 

（一）教代会文件材料和工代会文件材料应分别立档。 

（二）建立二级文书档案管理办法 

1.各分工会负责自己职权范围内教代会、工代会资料的立卷归档以及二级教代会、工代会资料的立卷归档； 

2.院工会负责教代会、工代会日常资料，学院内外信息交流资料的收集和整理工作。

（三）纸质材料的归档要求 

1.归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求； 

2.归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更改；

3.归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求； 

4.归档的文件材料一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数，反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。 

（四）非纸质材料归档要求 

1.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档；

2.具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。 

（五）案卷做到组卷合理，编写页码准确、案卷目录、卷内目录备考表填写清楚，案卷标题简明扼要。 

（六）主动接受院档案馆的业务指导和监督检查，按规定时间向档案部门归档。 

中共山东科技职业学院委员会

2021 年 3 月 31 日